Методы сбора требований. Часть 1. Совещание

Настоящая статья является частью цикла “Методы сбора требований“. Практически все упомянутые в статье приемы и советы применимы не только к процессу выявления требований к системе, но и к любому другому совещанию.

1. Цель совещания

Это совещание посвящено созданию или пересмотру перечня высокоуровневых функций, которые должна предоставлять новая система.

Совещание проводится с целью:

• Достичь соглашения в вопросах определения требований к системе за очень короткий промежуток времени;
• Быстро принять решение о том, в каком направлении действовать;
• Рассмотреть предложенные функции и получить новые предложения для дальнейшего их объединения/комбинации.

2. Когда проводить совещания

Совещания нужно проводить всегда, когда это возможно, т.к. совещания – наиболее мощный инструмент выявления требований.

3. Преимущества совещаний

Совещание обладает следующими преимуществами:

• Помогает создать команду с общей целью;
• Все заинтересованные лица (ЗЛ) получают возможность высказаться;
• Формирует соглашение между ЗЛ и разработчиком по поводу того, что должна делать система;
• Может осветить/разрешить политические вопросы, которые влияют на успех проекта;
• Результат – предварительное определение системы на уровне функций – становится известен немедленно.

4. Подготовка к совещанию

Перед совещанием необходимо выполнить следующие подготовительные шаги:

1. Распространить идею о преимуществах совещания внутри команды разработчика и компании заказчика;
2. Еще раз удостовериться, что выявлены все важные заинтересованные лица (ЗЛ);

ФИО	Роль в проекте	Должность	Комментарии
Иванов И.И.	Руководитель проекта	Руководитель проекта	Управление
Петров П.П.	Системный архитектор	Ведущий разработчик	Верхнеуровневая архитектура системы
Сидоров С.С.	…и т.д.

1. Создать приглашения, организовать приезд участников, подготовить помещения и т.п. При этом нужно подойти с высоким уровнем профессионализма, чтобы создать впечатление важности события (выполняет руководитель проекта);
2. Подготовить и разослать предварительные материалы, чтобы подготовить участников и повысить производительность совещания. Довести до участников, что «это не еще одно очередное совещание, а, возможно, наш единственный шанс сделать все как следует».

Не посылайте данные слишком рано (участники могут прочесть и забыть). Оптимальный срок – за 2-7 дней.

Виды подготовительных материалов

Возможны следующие виды подготовительных материалов для совещания:

1. Информация данного конкретного проекта. Будущих участников важно обеспечить необходимыми данными, но не заваливать информацией. Примеры:
   • планы документов, описывающих требования;
   • списки предлагаемых функций;
   • копии интервью с будущими пользователями;
   • анализ наблюдаемых тенденций в отрасли;
   • письма от заказчика;
   • доклады об ошибках существующей системы;
   • новые распоряжения/данные по менеджменту/маркетингу;
   • прочее.
2. Информация для подготовки свободного мышления, например, правила проведения мозгового штурма, разработки требований, управления масштабом и пр.

Уведомление о совещании

Кому: Участникам проекта «Икс»
От: ФИО РП
Тема: Предстоящее совещание, посвященное требованиям по проекту «Икс»

Я являюсь руководителем [администратором] проекта «Икс», который стартует ДД.ММ.ГГГГ и будет завершен ДД.ММ.ГГГГ. Как и в большинстве проектов, оказалось сложным достигнуть сглашения по набору функций создаваемой системы и определить исходный базовый уровень i-той версии, который удовлетворял бы ожиданиям разнородной группы заинтересованных лиц. Чтобы ускориь этот процесс, мы поведем посвященное требованиям совещание ДД.ММ.ГГГГ в ЧЧ:ММ.
Цель совещаниея состоит в финальном определении перечня функций базового уровня i-той версии продукта, для чего необходимо выслушать мнение каждого участника проекта.
Совещание будет проводить ФИО [незаинтересованне лицо, не член команды], который обладает весомым опытом в разработке требований.
Результаты совещания будут известны немедленно, а на следующий день – доведены до команды разработки и маркетологов. Приглашаю вас принть участие в совещании и внести свои предложения, отражающие интересы Вашей команды (отдела, клиента). Если Вы не можете приехать, то я настоятельно рекомендую Вам прислать сотрудника, который уполномочен принимать решения, представляющие Ваши интересы.
Во вложении находится краткое описание предполагаемых функций продукта и некоторые справочные материалы о предстоящем совещании и процессе «мозгового штурма» [это один из способов организации совещания]. Совещание начнается в ЧЧ:ММ и продлиться до ЧЧ:ММ.
Ждем встречи с Вами на совещании.

С уважением,
ФИО РП

5. Ведущий совещания: необходимые качества и обязанности

По возможности нужно постараться найти ведущего, не являющегося членом команды проекта.  Если это сделать не удалось, то совещание может проводить любой компетентный член команды: руководитель проекта или ведущий системный аналитик.

5.1. Качества ведущего совещания

Ведущий совещания должен обладать максимумом из перечисленных ниже качеств:

• Хорошо знаком с процессом проведения совещания;
• Проявляет нерядовые способности в достижении соглашения или создании команды;
• Его авторитет признается внутренними и внешними членами команды;
• Энергичен.

5.2. Обязанности ведущего совещания

В ходе совещания и перед ним ведущий должен выполнять следующие обязанности:

• Начать/окончить совещание вовремя;
• Удостовериться, что участвуют все заинтересованные лица (ЗЛ);
• Решать вопросы организации совещания;
• Задавать профессиональный/объективный тон встречи;
• Установить правила проведения совещания и добиваться их выполнения, получить согласие использовать «совещательные билеты» (смотрите ниже);
• Предложить цели встречи и повестку дня;
• Управлять течением дискуссии и удерживать команду на правильном пути;
• Способствовать процессу принятия решения/достижения соглашения;
• Контролировать поведение, мешающее конструктивной работе;
• Удостовериться, что пожелания всех ЗЛ учтены;
• Раздать/разослать по завершении совещания копии протокола и список идей/рекомендуемых функций системы;
• Избегать собственного участия в содержательной части обсуждения.

6. Повестка дня

Пример повестки дня приведен ниже.

Время	Пункт повестки дня	Описание
9:00 – 9:20	Открытие	Повестка дня и правила проведения
9:20 – 10:00	Обсуждение текущего положения дел на проекте	Текущее состояние проекта, достигнутые соглашения, проведенные работы и т.п.
10:00 – 11:00	Мозговой штурм (генерация идей)	…и т.д.

7. Проблемы в ходе совещания и их решение

В ходе совещания часто возникают следующие проблемы:

1. Управление временем (набирание темпа и опоздания после перерывов). Используйте билеты «Опоздание с перерыва» (смотрите ниже).
2. Доминирующие позиции отдельных участников. Используйте билеты «5-минутное выступление».
3. Недостаток предложений от участников. Объявите, что каждый должен использовать свои билеты «5-минутное выступление», раздать билеты «Отличная идея!» и получить такие от других.
4. Негативные комментарии, мелочное поведение, скрытые враждебные действия. Используйте билеты «Бесплатный выстрел».
5. Ослабление энергии после обеда. Используйте легкие закуски, во время перерывов, поменяйте освещение и оформление комнаты, температуру, поменяйте местами участников.

Совещательные билеты

Атмосфера совещания зачастую весьма напряженна, а аудитория может оказаться политически предубежденной или враждебной. Для снижения накала страстей можно использовать различные «безделушки» или «совещательные билеты», которые стимулируют непредвзятое мышление и задают позитивный формат встречи.

Билет	Кол.	Правило	Цель
Опоздание с перерыва	1	Истратив свой билет, участник вносит 50 рублей в штрафную коробку	Экономия времени
Бесплатный выстрел	1	Дает право «пнуть» какого-либо участника или подразделение. За каждый следующий выпад участник вносит 50 рублей в штрафную коробку	Предостерегает участников от политических выступлений и немного забавно
Отличная идея!	2	Можно отдать билет любому участнику, предложившему хорошую идею. Задача – раздать свои билеты	Побудить и вознаградить творческое мышление
5-минутное выступление	2	Дает право на выступление в течение 5 минут в любой момент совещания. Остальные обязаны слушать, никто не перебивает	Создание структурированного процесса предоставления слова. Каждый получает возможность высказать свое мнение

8. Проведение совещания

В качестве основного метода проведения совещания рассмотрим «мозговой штурм».