Презентация: 8 шагов основной подготовки

Образование, Эффективность
До выступления Во время выступления
Вербальная составляющая =
содержание		 Невербальная составляющая
= форма
Основная подготовка Подготовка слайдов Тело Голос

В этой записи мы рассмотрим основную часть подготовки к публичному выступлению: анализ целей, аудитории, сбор материалов, проработку логики и структуры. Позднее в цикле статей “Публичные выступления” мы рассмотрим 2-ю часть подготовки к выступлению: виды слайдов, виды диаграмм, советы по их применению, приемы влияния на восприятие информации.

8 шагов подготовки к любой презентации:

  1. Анализ:
    1. Идея, цели, повод выступления
    2. Целевая аудитория, слушатели
    3. Контекст, ситуация
  2. Сбор идей
  3. Подготовка основной части
    1. Организация логики
    2. Предварительная версия
  4. Подготовка вступления и заключения
  5. Общая оценка текста
  6. Финальная версия текста
  7. Мысленное освоение – “проигрывание” выступления
  8. Пробное выступление

Шаг 1. Анализ

А1. Идея, цели, повод выступления

  1. Идея
    • Каковы основная идея выступления?
    • Вспомогательные идеи?
  2. Цель
    • В чем заключается цель выступления? Желательно по SMART.
    • Чего вы хотите достичь этим выступлением – какого результата?
    • Почему вам важно провести это выступление?
    • Что произойдет, если выступление пройдет успешно?
    • Должна отвечать потребностям аудитории, а не личным
      • Если аудитория разнородна, то сконцентрироваться на ключевой наиболее важной её части
      • НЕ покрасоваться, пролистать слайды
    • Лестница целей:
      • Информировать/обучить,
      • Мотивировать/вдохновить,
      • Убедить,
      • Побудить к действиям.
    • Информировать или инструктировать о чем и зачем? К каким выводам подвести? Побудить принять какие действия и когда?
    • Постоянно помните о цели при подготовке
    • (один из подходов) Целью презентации обязательно должно быть действие, призыв к которому может быть явным, но не обязательно – цель можно не проговаривать вслух
    • Варианты целей, в т.ч. неявных:
      1. Была проверка в компании, все хорошо. Каких результатов ждем от презентации?
        1. Одобрение, похвала, премия, +1 балл в карму, отзыв
        2. Корректировка сроков, приоритетов, задач, целей
        3. Одобрение предложения дополнительных задач, например, на анализ или на выработку предупреждающих действий
      2. Необходимо рассказать о начале тестирования новой отчетности. Каких результатов ждем от презентации?
        1. Принятие идеи, предотвратить возражения
        2. Получить предложения конкретных действий
        3. Определить конкретных исполнительных, ответственных за части, сроки
        4. Услышать возражения, риски
        5. Договориться с конкретными исполнителями об их задачах и сроках
        6. Запросить планы конкретных действий по подзадачам
        7. Получить формальное согласие
        8. Получить полномочия
        9. Добиться предоставления ресурсов
  3. Повод

А2. Целевая аудитория, слушатели

  1. Выступление должно соответствовать им по манере
  2. Заказчик – кто?
  3. Слушатели, участники
    1. Кто они?
      1. Количество
      2. Компетентность, статус
      3. Возраст, пол
    2. Каковы их потребности/ожидания?
      1. Что хотят узнать, что прояснить?
      2. Как согласуются ваши цели и потребности участников – таблица соответствий
    3. Почему они до сих пор не сделали то, что вы предлагаете? Эти причины нужно проанализировать заранее
    4. Если вы что-то предлагаете, то:
      1. Почему бы не оставить всё, как есть?
      2. Каковы выгоды и польза предложения?
      3. Какие ресурсы потребуются?
      4. Каковы конкретные шаги по реализации?
    5. Какой будет активность аудитории
  4. Отрицательные стереотипы (возраст, пол, национальность), лояльность идее, “плавали – знаем”

А3. Контекст, ситуация

  1. Время суток, длительность презентации
  2. Место, адрес, помещение, особенности размещения слушателей
  3. Технические средства: проектор, ТВ, пульт-указка

Шаг 2. Сбор идей

  1. Факты, истории, статистика, аргументы
  2. Тщательно исследуйте свою тему, не зацикливайтесь только на начальной основной идее
  3. Делайте заметки на бумаге, стикерах, интеллект-картах, схематично “6 слайдов на странице”
  4. НЕ начинайте со слайдов. Слайды – позже

4 части выступления и их задачи

  1. Вступление
    • Пробудить внимание
  2. Основаная часть
    • Вызвать интерес, показав возможноть удовлетворить какие-то потребности
    • Усилить желание достичь цели, показав высокую вероятность её достижения
  3. Завершение
    • Привести аудиторию в готовность к действиям, явно описав следующие шаги
  4. Ответы на вопросы и возражения
    • Устранить оставшееся непонимание, напряженность

Шаг 3. Подготовка основной части

О1. Организация логики основной части

Выстраивая общую логику основной части:

  • Сформулируйте тезис и аргументы/доводы (вместе они называются «аргументацией»), продумайте их логические связи («демонстрация»)
  • Тезис и аргументы должны быть максимально четкими
  • Логические схемы:
    1. Тезис – Аргументы – Иллюстрации – Вывод
    2. Проблема – Решение
    3. План – Факт
    4. Продукт – Свойства – Выгоды
    5. Бизнес-идея – Необходимые инвестиции
    6. N доводов “за”
    7. Сравнение плана А и плана Б

О2. Предварительная версия основной части

Подготовка слайдов:

  1. Заголовки
    • 50% успехов слайда
    • Ключевая идея: тезис, рекомендация, вывод, призыв
    • Не стоит указывать вывод в заголовке в 2 случаях – если это может:
      1. спровоцировать негативную реакцию, и лучше постепенно подвести аудиторию к выводу
      2. снизить эффект “Ого! Эврика!”
    • Избегайте двойных заголовков
  2. Оформление слайдов разных видов: текстовые, цифровые (таблицы, графики, диаграммы), структурные, схематичные, эмоциональные

Шаг 4. Подготовка вступления и заключения

  • Должны быть эффектными и краткими
  • Во введении необходимо привлечь внимание слушателей
    • Нужно дать формулировку цели
    • Можно дать несколько цитат, ответить на вопрос, пошутить
    • С чего начать презентацию? Налаживаем контакт с пришедшими, ждем опоздавших, они не пропускают важное. 5 вариантов начала:
      1. История, зачин
      2. Видео-ролик
      3. Раздаточный материал
      4. Вопросы
      5. Второстепенное, менее важное
  • Заключение должно оживлять тему суммированием ранее сказанного и объяснять, как была достигнута заявленная во вступлении цель

Шаги 5-8

  1. Общая оценка текста
  2. Финальная версия текста
  3. Мысленное освоение – “проигрывание” выступления
  4. Пробное выступление

Читайте по теме

  1. Цикл статей “Презентация”:
    1. 8 шагов основной подготовки
    2. Подготовка слайдов
    3. Язык тела
    4. Голос
  2. YouTube по 6-7 минут:
    1. Подготовка к презентации – Анализ целей, аудитории и контекста
    2. Проведение презентации – Поза, мимика, жесты, голос

Оставить ответ