Этот и другие подходы к управлению временем мы подробно разбираем на курсе Личная эффективность.
Оригинал An 18-Minute Plan for Managing Your Day by Peter Bregman опубликован в понедельник 20 июля 2009 в рубрике How We Work (Как мы работаем),
hbr.org/2009/07/an-18minute-plan-for-managing.html
Вчерашний день начинался с лучшими из намерений. Утром я пришел в свой офис со смутным представлением того, чего хотел достигнуть. Сел, включил компьютер, проверил электронную почту. Спустя два часа борьбы с пожарами, решения проблем других людей и выполнения всего, что попадалось мне посредством компьютера и телефона, без разбора, я едва ли мог вспомнить, чего же я намеревался достичь, когда включал свой компьютер утром. Я попал в засаду. А я не настолько глуп.
Когда я преподаю организацию времени (тайм-менеджмент), я всегда начинаю с одного и того же вопроса: «У кого из вас слишком много времени и слишком мало того, чем можно в это время заняться?» За десять лет никто никогда не поднимал руку.
Это означает, что мы начинаем каждый день, осознавая, что не выполним всех дел. Таким образом, то, как мы проводим наше время, является ключевым стратегическим решением. Поэтому создание списков «нужно сделать» и «не нужно делать» — отличная идея. Строгое внимание к сосредоточению на них — задача каждого из нас.
Но даже с такими списками крайне сложным испытанием, как всегда, является следование им. Как можно придерживаться плана, когда столько вещей грозятся пустить его под откос? Как можно сосредоточиться на нескольких важных вещах, когда столько вещей требуют моего внимания?
Нам нужна уловка.
Джек ЛаЛэйн, гуру физподготовки, знает об уловках все. Он известен тем, что надел на себя наручники и проплыл около 2 километров, буксируя большие лодки с людьми. Однако он — нечто большее, чем просто шоумен. Он изобрел несколько тренажёров, включая тренажеры с блоками и переключателями веса, которые используются в спортивно-оздоровительных центрах во всем мире. И его «Шоу Джека ЛаЛэйна» стало самой продолжительной телевизионной программой о физподготовке — 34 года в эфире.
Но ничто из этого меня не впечатляет. А впечатляет меня одна его уловка, в которой, я верю, его по-настоящему тайная сила.
Ритуал.
В возрасте 94 лет он все еще посвящает первые два часа своего дня тренировке. Полтора часа поднятий веса и еще полчаса плавания или ходьбы. Каждое утро. Ему приходится тренироваться, чтобы достигнуть своей цели: в свой 95-й день рождения он планирует проплыть от побережья Калифорнии к острову Санта Каталины расстояние в 35 километров. Кроме того, он любит говорить: «Я не могу позволить себе умереть. Это разрушит мой образ».
Он последовательно и сознательно движется по направлению к своей цели. Выполняет одни и те же действия изо дня в день. Он заботится о своей физической подготовке и внес ее в свой список.
Управление нашим временем тоже должно стать ритуалом. Не просто список или смутное представление наших приоритетов. Это не последовательно и не сознательно. Ритуал должен быть длительным процессом, которому мы следуем несмотря ни на что, чтобы сохранять сосредоточение на наших приоритетах в течение дня.
Я считаю, мы можем сделать это с помощью 3 шагов, которые занимают менее 18 минут за восьмичасовой рабочий день.
- Наметьте план на день (5 мин). Перед тем как включить компьютер сядьте с чистым листком бумаги и подумайте: что сделает этот день крайне успешным? Чего Вы можете реально достигнуть из того, что приблизит Вас к достижению целей и позволит уехать в конце дня с чувством собственного успеха и продуктивности? Запишите это.
Теперь, и это особенно важно, возьмите свой календарь и привяжите эти задачи ко времени, помещая самые сложные и важные в начале дня. Под началом дня я подразумеваю, если возможно, время до проверки Вашей электронной почты. Если весь список не вписывается в календарь, измените приоритеты его пунктов. В решении того, когда и где Вы собираетесь сделать что-либо, кроется огромная сила.- Джим Лоер и Тони Шварц в своей книге «Сила полного обязательства» описывают исследование, в котором группа женщин согласилась сделать обследование груди в течение 30 дней. Обследование прошли 100% сказавших, где и когда они собирались сделать ее, и лишь 53% остальных.
- В другом исследовании люди, прекратившие прием наркотиков (разве можно найти более неуравновешенных людей?), согласились написать эссе до 5 часов конкретного дня. 80% из сказавших, когда и где они его напишут, закончили эссе. Ни одни из остальных эссе не написал.
Если Вы хотите что-то сделать, решите, когда и где Вы собираетесь сделать это. Иначе исключите этот пункт из своего списка.
- Измените приоритеты (1 мин/каждый час). Установите на своих часах, телефоне или компьютере напоминание на каждый час. Когда раздастся сигнал, глубоко вздохните, посмотрите на свой список и спросите себя: «Продуктивно ли я провел прошедший час?» Затем загляните в свой календарь и взвешенно переопределите, как Вы собираетесь использовать в следующий час. Управляйте своим временем час за часом. Не позволяйте времени управлять Вами.
- Обзор (5 мин). Отключите свой компьютер и пересмотрите свой день. Что сработало? Что выполнено? На чем Вы сосредотачивались? Что Вас отвлекало? На чем Вы становились рассеянным? Что Вы уяснили такого, что поможет Вам быть более производительным завтра?
Власть ритуалов — в их предсказуемости. Вы делаете одно и то же тем же образом снова и снова. И потому результат ритуала тоже предсказуем. Если Вы сознательно выберете область фокусировки, а затем методично и последовательно будете напоминать себе об этой области, то останетесь сосредоточенными. Это просто.
Данный конкретный ритуал, возможно, не поможет Вам переплыть Ла-Манш со связанными руками, буксируя круизное судно. Но он может помочь Вам уехать из офиса с чувством собственной продуктивности и успешности. А, по большому счёту, не это ли является самым главным?
Этот и другие подходы к управлению временем мы подробно разбираем на курсе Личная эффективность.