Управление временем от Брайана Трейси

Очень кратко для тех, у кого мало времени:

  1. Зафиксируйте четки цели, а затем и задачи для их достижения. Выберите главную цель.
  2. Поддерживайте баланс и гармонию в своей жизни.
  3. Составьте список задач на день, неделю, месяц, год заранее. Определите важные задачи и НЕважные задачи.
  4. Решайте задачи по-отдельности и максимально эффективно.
  5. Утром «съешьте лягушку».
  6. Наведите порядок на рабочем столе.
  7. Найдите и постоянно совершенствуйте свой главный навык.
  8. Сделайте свою автомагнитолу, плеер или телефон мобильным университетом.
  9. Каждый год оглядывайтесь.
  10. Откажитесь от того, что тяготит.
  11. Правильно питайтесь, достаточно спите, занимайтесь спортом.
  12. Действуйте решительно и быстро!

Эти и другие советы от гуру личной эффективности Брайна Трейси вы найдете в конспекте книги «Управляй своим временем и удвой результаты» ниже.

1. Выработайте ясные цели и задачи

  1. Составьте список целей:
    • Решите, чего вы хотите на каждом отрезке жизни.
    • Запишите решения ясно, детально.
  2. Установите сроки.
  3. Составьте планы достижения целей:
    • Составьте список задач, которые необходимо выполнить для достижения записанных целей.
    • Назначьте задачам последовательность и приоритеты важности.
  4. Выберите главную цель (см. ниже).
  5. Каждый день делайте что-то, что приближает к главной цели!
  6. Постоянно обновляйте, уточняйте, детализируйте список целей и планы.

Как выбрать главную цель?

  1. Запишите ~10 целей на ближайший год в настоящем времени в формате:
    • Я зарабатываю R рублей в месяц.
    • Я вешу 70 килограммов.
    • Я езжу на автомобиле BMW5 текущего года выпуска стоимостью Х рублей.
    • и т. д.
  2. Выберите главную цель: Если все перечисленные цели достигнуты, то какая из них оказала бы самое сильное влияние на мою жизнь? Выделите её, установите срок и составьте план, состоящий из понятных задач и последовательности их выполнения.

2. Поддерживайте гармонию в жизни

  • Для чего я работаю?
    • Чтобы обеспечить семью?
    • Чтобы поддерживать здоровье?
    • Чтобы радоваться важным событиям в жизни?
  • Хочу ли я сохранить хорошее здоровье и самочувствие?
  • Хочу ли я развиваться умственно и духовно?
  • Я стремлюсь к успеху на работе, чтобы иметь всё необходимое для занятий, с работой не связанных?

Внутреннее спокойствие, счастье, семейная жизнь должны стать высшими ценностями. Остальное — вокруг этого.

  • Формула равновесия: Важно количество времени дома и качество времени на работе.
  • Правило равновесия: На 1-м месте — самые главные люди, затем всё другое и все другие.

Будучи на работе работайте ВСЁ время. [Офис — для работы.]

3. Составьте список задач

Спланируйте месяц, неделю, день заранее

  1. В начале каждого месяца составьте список задач.
  2. Разделите задачи на недели.
  3. Вечером составьте список задач на следующий день. Если появилась новая задача, то:
    • сначала внесите её в список и определите приоритет относительно других задач,
    • лишь затем приступайте к выполнению.

Расставьте приоритеты задач

  1. Определите важные по принципу Парето 20/80.
  2. Определите неважные задачи.
  3. Внимательно убедитесь в важности задачи.
  4. Разделите важные и срочные задачи по матрице Эйзенхауэра.
  5. Присвойте задачам приоритеты АБВГД.

3а. Определите важные задачи по принципу Парето 20/80

  • Убедитесь, что отобрали 20% самых нужных задач.
  • Только после этого приступайте к работе.

3б. Определите НЕважные задачи

Чтобы начать что-то новое, нужно отказаться от чего-то старого.

  • Что нужно прекратить делать, чтобы высвободить время для более важных задач?
  • Что будет, если я вообще не стану выполнять эту задачу?
  1. Составьте список задач.
  2. Выберите среди них те, которые выполните в последнюю очередь или не выполните вообще.

3в. Вниметльно убедитесь в важности задачи

На всё времени не хватает никогда, но его достаточно для самого главного. Любой момент времени посвящайте только тому, что принесет наибольшую пользу!

Для каждой задачи отвечайте на 4 группы вопросов:

  1. Перед тем как взяться за задачу:
    • Какие задачи самые важные и ценные?
    • Что из того, что я делаю, принесет наибольшую пользу делу и мне?
    • Какие долгосрочные последствия у этой задачи? Эта задача как-то влияет на мою карьеру и успех?
    • Что наиболее выгодно мне / моей компании / моей семье?
    • Что могу сделать я и только я? Какая работа заметно улучшит положение, если будет выполнена как надо, профессионально? Именно здесь вы можете внести максимальный вклад.
  2. Постоянно:
    1. За что мне платят зарплату? Для чего меня взяли на эту работу?
    2. Что из того, что я должен делать, наиболее влияет на мой успех?
    3. Как использовать своё время сейчас с наибольшей пользой?

3г. Разделите важные и срочные задачи по матрице Эйзенхауэра

Срочно  Не срочно
Важно  1
Возникают не по моей воле

  • Звонки
  • Встречи
  • Переговоры с клиентами
2
Большие долговременные последствия

  • Работа над собой
  • Получение знаний
  • Совершенствование навыков
  • Физкультура и спорт
  • Семья
  • Рабочие задачи
Не важно 3
Никак не сказываются на успехе, способны разрушить мой потенциал

  • Позвонить по телефону
  • Пообщаться с зашедшим коллегой
  • Обсудить ТВ-передачу, фильм
4
Не имеют никаких последствий и значения

  • Прочитать статью
  • Сходить в магазин

3д. Присвойте задачам приоритеты АБВГД

Определите главную в настоящий момент задачу. Как? Важная задача имеет весомые последствия, и когда она выполнена, и когда она не выполнена. Эта задача как-то влияет на мою карьеру и успех? Что будет, если я вообще не буду её выполнять?

  1. Составьте список задач (лучше с вечера).
  2. Поставьте около каждой задачи букву А, Б, В, Г или Д.
  3. Определите приоритет задач А цифрами: А1, А2, А3 и т. д.
  4. Сначала выполните задачи А1..N, лишь затем Б1..N и только затем В1..N (таблица ниже).
Описание типа задачи Последствия
А Очень важная задача, обязательно должна быть выполнена Весомые
Б Важная задача, должна быть выполнена Менее существенные, недолговременные
В Следует выполнить Малосущественные
Г Можно делегировать тому, кто справится не хуже моего Почти отсутствуют
Д Можно просто вычеркнуть Вообще никаких

4. Решение конкретной задачи

4а. Основные задачи решайте по-отдельности

Полностью сосредоточьтесь на ОДНОЙ самой важной задаче и не отвлекайтесь до её решения:

  1. Составьте список задач (см. выше).
  2. Выберите главную задачу, на которую время может быть потрачено с максимальной пользой (см. выше).
  3. Приступайте к задаче.
  4. НЕ отвлекайтесь, пока не выполните её!

4б. Оптимизируйте каждую задачу

Для каждой задачи:

  1. Почему я делаю это именно так?
  2. Есть ли более легкий путь?
  3. Как можно сделать это быстрее, эффективнее?
  4. Кто или что может мне помочь?

4в. Тщательно спланируйте каждую большую задачу

Для каждой большой задачи:

  1. Запишите формулировку задачи.
  2. Запишите каждое действие, необходимое для её выполнения, от первого до последнего.
  3. Сократите число действий на 1/3: объедините, исключите, приостановите, отмените.

Каждый проект начинайте с четкого представления идеального конечного результата.

  1. Запишите формулировку проекта.
  2. Создайте детальный список всех задач проекта.
  3. Расставьте приоритеты и последовательность задач.
  4. Распределите ответственность за каждый этап проекта — точно укажите исполнителей и ответственных.
  5. Задайте сроки для каждого этапа.
  6. Проанализируйте риски:
    • Что может не сработать?
    • Что самое серьезное из этого?
    • Какой этап проекта самый важный?
    • Что может помешать выполнить его в срок?
  7. Тщательно контролируйте выполнение — создайте репутацию человека, который выполняет важную работу согласно плану или с опережением.

Правило 6П: предварительная подготовка и планирование предотвращают провал проекта (правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели).

5. Начните утро с «лягушки»

«Лягушка» — самая большая, неприятная или трудная, но самая важная сейчас задача. Вечером:

  1. Составьте список задач (см. выше).
  2. Определите приоритеты АБВГД (см. выше).
  3. Выберите задачу «А1″— вероятно, именно таким будет ваш приоритет вашей «лягушки».
  4. Положите материалы по ней на самую видную область стола.

Утром «съешьте лягушку».

6. Очистите свой стол

Заведите привычку убираться на рабочем столе. Стол должен быть чистым! В любой момент времени на столе должны лежать материалы для ОДНОЙ задачи.

Выбросить, делегировать, сделать, архивировать:

  1. Выбрасывайте всё, что можно, чтобы не увязнуть в чтении. Журналы, газеты, ненужные материалы. Что не прочитано в течение полугода — мусор. Сомневаешься — выбрасывай.
  2. Эту задачу может выполнить кто-то другой? Делегируйте всё, что можно.
  3. Заведите красную папку для задач к выполнению.
  4. Перенесите в архив документы, которые понадобятся в будущем. Заведите коробку, назовите её «Понадобится в будущем». 80% из этих документов не понадобятся никогда.

7. Определите и совершенствуйте самый важный навык

За 3 месяца по 30 минут в день можно увеличь скорость набора с 5-8 до 50-80 слов в минуту.

  1. Составьте список важных и полезных навыков.
  2. Выберите самый важный сейчас навык:
    • Какой навык поможет мне преуспеть в работе?
    • Какой навык, доведенный до совершенства, больше всего повлияет на мои доходы?
    • Какой навык, доведенный до совершенства, окажет максимальное влияние на мою карьеру?
  3. Запишите самый важный навык.
  4. Составьте план освоения навыка.
  5. Установите сроки освоения навыка.
  6. Немедленно принимайтесь за дело!

8. Сделайте своё авто «мобильным университетом»

Дорожите каждой минутой. Правило: Мой автомобиль не тронется с места, пока не проигрывается образовательная программа.

9. Оглядывайтесь каждый год

1 раз в год остановитесь и посмотрите на то, что делаете:

  1. Стоит ли продолжать делать это? Решите.
  2. Где я живу?
  3. Как моя семья проводит свободное время и отпуск?
  4. Каково мое финансовое положение?
  5. Каково мое физическое состояние?
  6. Как я хочу прожить [конкретную] часть своей жизни?
  7. Как бы я изобразил свою жизнь сегодня?
  8. Вообразите, что компания прогорела и нужно начать всё с начала.
    1. С чего бы я начал?
    2. Чего я не стану делать вообще?
    3. Кого из прежних сотрудников возьму в команду?
    4. От чего я готов отказаться?
  9. Вообразите, что исчезла целая отрасль, связанная с вашей работой.
    • Что я стал бы делать?

10. Откажитесь от тягостей

  • Зная то, что знаю сейчас, чего я не стал бы делать в своей жизни, будь такая возможность?
  • Чего я постарался бы избежать? Какого-то знакомства? Какой-то ситуации?
  • От чего в моей жизни (бизнес, общественное дело, личное дело) я отказался бы?
  • От какого направления в работе, от какой продукции или услуги, от каких расходов я отказался бы?
  • От каких вложений денег, времени, чувств я отказался бы?

Ответили? Тогда следующий вопрос:

  • Как мне выйти из текущей неблагоприятной ситуации?

Хватит ли у вас мужества и характера, чтобы честно разобраться со всем этим?

11. Поддерживайте максимальную энергию

Постоянно будьте в отличной умственной, физической, эмоциональной форме.

Для этого необходимо постоянно:

  1. Правильно питаться: [читайте также «11 приемов в еде«]
    • Употребляйте легкую, питательную, богатую белками пищу.
    • Исключите жирную пищу, сахар, белый хлеб, конфеты, сладкие напитки, десерты.
    • Не спешите во время еды, не ведите неприятных разговоров, не читайте.
    • 5 разовое питание:
      • Плотный завтрак.
      • Плотный обед: мясо, рыба, бобовые.
      • Полдник.
      • Ужин, 1/4.
      • Перед сном: кисломолочные продукты, фрукты и овощи, чайкофе.
  2. Заниматься спортом 3-5 раз в неделю по 30-60 минут.
  3. Хорошо отдыхать:
    • Сон 7-8 часов в сутки.
    • Полный выходной 1-2 дня в неделю.
    • Отпуск 2-4 недели в год.

Планируйте решение самых важных задач на самое плодотворное для вас время.

12.Работайте быстрее, действуйте быстро

Учитесь работать быстро. Увеличьте темп. Делайте всё незамедлительно! Принимайте решения быстро.

Если задача занимает < 3 минут, то выполните её при появлении.

  • Примите телефонный звонок и немедленно примите решение.
  • Обсудите вопрос и немедленно примите решение.
  • Быстро реагируйте на просьбы начальника и клиентов — репутация человека, который всё делает быстро и надежно!

Действуйте быстро:

  • Постоянно будьте в движении.
  • Предлагайте себя, если нужно сделать какую-то работу.
  • Действуйте быстро, как только появится возможность или потребность.
  • Увеличивайте темп.

Comments

comments

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *